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ROI de IT: cómo calcular, medir y mejorar el ROI de las inversiones en IT

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Los PROS de invertir en  Tecnología

La tecnología es una poderosa herramienta que puede utilizarse para impulsar la transformación del negocio. En el caso de las agencias inmobiliarias, la tecnología identifica y reduce el fraude, el despilfarro y el abuso. También le ayuda a mejorar su oferta de productos y servicios, lo que conduce a pacientes (clientes) más felices.

Los CONTRAS de invertir en  Tecnología

 Instalar e integrar software cuesta millones de dólares dependiendo el software. Se necesitan millones de dólares adicionales al año para mantener todo funcionando. A muchas empresas se les pide que mejoren la calidad a pesar de que necesitarán gastar más para operar y recibir un pago menor para hacerlo.

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Entonces, ¿cómo calcular el ROI cuando se trata de una inversión en tecnología para tu negocio? Empieza por hacer un análisis LEAN (Entregar valor, eliminar residuos y avanzar hacia la mejora continua).

Empieza por hacerte dos preguntas sencillas:

 

  1. ¿Por qué estoy haciendo esto? Puede ser algo que haya impuesto el gobierno, un grupo de la industria, la antigüedad y / o el rendimiento de tu infraestructura existente o preocupaciones de seguridad.

  2. ¿Cómo mejorará mi negocio? A menudo se promociona la tecnología como lo que hace que una organización sea más eficiente, aumentando las capacidades existentes o abriendo nuevas, o permitiendo una mayor capacidad.



Si estás satisfecho con las respuestas, asegúrate de tener un conocimiento sólido de tu red existente porque ese debe ser el punto de referencia para tu comparación. Deberías pedir a los expertos en bits y bytes una descripción general y razonable de tus sistemas, procesos y personal actuales. Si no puedes entenderlo, diles que regresen a sus escritorios, desechen las siglas y lo intenten nuevamente. Deseas comprender todo el hardware y software que utilizas actualmente. Quieres tener la seguridad de que todos los procesos están documentados y revisados para un rendimiento óptimo. Y finalmente, quieres saber que tienes el equipo adecuado para ejecutar lo que tienes ahora y manejar los cambios que se avecinan.


Entonces, ahora que has justificado tu inversión en tecnología, es muy probable que se te pida que demuestres aún más tu idea propuesta con un ROI proyectado. ¿Cómo se traducirán estos dólares de IT en ingresos de la empresa? Es una pregunta justa, pero ¿cómo se calcula el ROI de un proyecto de IT? Vamos a ver.

 

CÓMO CALCULAR EL ROI EN PROYECTOS DE IT


Calcular el ROI de los proyectos de IT puede ser una tarea complicada. Hay muchas variables que pueden afectar el resultado, por lo que primero deberás averiguar qué beneficios financieros puedes obtener. Los beneficios financieros de las inversiones en IT generalmente se dividen en cinco grupos:

 

  1. Mejoras de ingresos, como ventas adicionales. Eso significa cualquier inversión en IT que te permita ofrecer un nuevo producto o servicio, lo que, naturalmente, aumentará tus ingresos.

  2. Reducciones de costos. Esto se refiere a los beneficios que te ayudarán a reducir costos (pero no necesariamente a eliminarlos). Algunos ejemplos podrían ser la reducción de los gastos de viaje mediante la celebración de reuniones online en lugar de en persona, o la reducción de los costos de mantenimiento continuo con una mejor tecnología (esto es importante para los proyectos de IT).

  3. Evitar costos. En lugar de reducir costos, esto significa eliminar un costo por completo. ¿No sería agradable? Eso puede suceder gracias a menos errores, reduciendo la cantidad de problemas de soporte al cliente o, algo que todos quieren: mejor productividad.

  4. Reducción de capital. Algunos beneficios te ayudan a reducir tus gastos de capital. Por ejemplo, reducir el costo de almacenamiento y la capacidad del servidor.

  5.  Abstención de costos de capital.  Nuevamente, estamos hablando de la diferencia entre reducir y evitar, por lo que un beneficio que te ayude a deshacerte de un gasto de capital por completo entraría en esta categoría. (Una inversión en IT que signifique que no necesitas construir un nuevo centro de datos entraría en este segmento).

Evaluación de Proyecto

Lo curioso es que la ecuación básica de cálculo del ROI es muy simple:
 

ROI = (ganancias – costo) / costo



Esta ecuación funciona para calcular el ROI de cualquier inversión, no sólo de IT. Si tu equipo de IT utiliza metodología Agile, querrán considerar aspectos como la velocidad del proyecto . Pero primero, ¿cuál es el costo total de tu proyecto? Es posible que tu costo total no sea más que una estimación en este momento, pero está muy bien.

Luego, debes averiguar cómo cuantificar tus ganancias . Las cifras concretas de ROI deberían (y reflejarán) solo ganancias mensurables. Es difícil encontrar números para los no cuantificables: los beneficios blandos como la satisfacción del cliente, mejor soporte al cliente, mejor usabilidad, pronóstico y análisis, etc., pero no dejes que eso te engañe para que pienses en los no cuantificables no son importantes. Lo son, y aún debes considerarlos, especialmente cuando te enfrentas a presentar tu caso a las personas que tienen la chequera.


El enfoque financiero de un cálculo de ROI es valioso porque facilita la comparación de dos inversiones diferentes que no son realmente iguales en la superficie. Piense en comparar una inversión en acciones con la compra de nuevos equipos. Son dos animales diferentes, pero el ROI facilita la comparación al observar estrictamente las ganancias financieras, menos el costo.

Aquí hay algo más que es importante recordar: si bien la ecuación del ROI es bastante simple, también se puede manipular. Eso depende principalmente de cómo alguien decide cuantificar sus costos e ingresos (o qué ingresos y costos incluir en el cálculo). Entonces, aquí es donde las cosas comienzan a ponerse complicadas para muchas personas.


No existe una regla establecida claramente definida con respecto a las ganancias que se deben considerar en un cálculo del ROI. Realmente, depende de la empresa decidir qué consideran una ganancia. Si esas ganancias son cuantificables, entonces deben decidir si incluirlas en el cálculo del ROI. Al final del día, debes averiguar qué significa el valor para tu organización.


Tal vez prefieres ceñirte a ganancias concretas de ingresos sin considerar los ingresos que podrías generar a partir de una mayor productividad. Tu decides. Pero elige sabiamente. Y recuerde que llegar a un consenso sobre lo que debería o no debería incluirse en estos cálculos puede ser un punto conflictivo para las partes interesadas.



Puedes calcular el ROI de dos formas completamente diferentes centrándote exclusivamente en la reducción de costos o exclusivamente en las ganancias de ingresos. En otras palabras, si puedes calcular la cantidad específica de ingresos que generarás durante un tiempo específico para mejorar la satisfacción del cliente , puedes optar por incluir esta métrica, o puedes limitar tu enfoque al ROI que obtendrás al reducir el gasto. Incluso puedes decidir calcular el ROI de varias maneras para defender los muchos beneficios potenciales que tu empresa puede obtener al invertir en tu proyecto, y cuando sea el momento de seguir adelante, ejecutes una prueba piloto para averiguar si es probable que las cosas cambien de la forma que crees que lo harán.

¡Pero espera, eso no es todo! También querrás considerar la línea de tiempo del proyecto y qué tan pronto puedes esperar comenzar a ver algunos de esos retornos. La implementación de algunas inversiones cuesta millones de dólares, pero la empresa no ve retornos durante varios años. Si te preocupa el flujo de caja, definitivamente es algo a tener en cuenta. Algunos expertos (principalmente los de contabilidad) llaman a esto el período de recuperación. Y esas mismas personas preocupadas por la contabilidad probablemente querrán saber si los activos de IT involucrados en el proyecto son apreciables o depreciables y en qué plazo.


Una compra de bienes raíces se aprecia indefinidamente (bueno, al menos en un mundo ideal), pero el hardware de IT se deprecia durante un cierto período de tiempo. Cuando comienzas a calcular el período de recuperación y deseas conocer otros números (como el valor actual), tu cálculo se vuelve aún más complejo .

Por último, no confundas beneficio con flujo de caja. Harvard Business Review dice que éste es el error más común que cometen las personas al calcular el ROI. Si confundes beneficio con flujo de caja, terminarás sesgando tus cifras. Tu cálculo de ROI puede mostrar que obtendrás un rendimiento mayor del que realmente obtendrás en el mundo real.

El método de flujo de caja es el método de cálculo preferido por los inversores inteligentes.


 

¿Qué sigue?
Hay muchos otros factores que entran en juego cuando se decide sobre inversiones en tecnología.

Piensa en :
 

  • Los factores de riesgo. ¿Qué puede salir mal? ¿Puedes planificar para el peor de los casos y aún así obtener un buen resultado?

  • A quién impacta. Existe una buena posibilidad de que cualquier inversión en IT impacte más que solo a las personas que trabajan directamente con la tecnología. Tus clientes, otros departamentos, etc. Es una buena idea pensar a quién afectará un proyecto y cómo. ¿Son los impactos positivos o negativos?

  • Adaptarse a las nuevas tecnologías. Algunas inversiones en IT están detrás de escena y no requieren cambios en la forma en que las personas trabajan. Otras lo hacen. ¿Tu gente tendrá que aprender nuevamente la tecnología existente o adaptarse a algo completamente nuevo?

  • Benchmarks (Puntos de referencias). ¿Tienes puntos de referencia establecidos? ¿Dónde cae tu inversión en IT en relación con los puntos de referencia de la industria / empresa?

  • Valor frente al dólar. Los líderes de opinión en algunos campos como EdTech recomiendan poner más énfasis en el VOI (Valor de la Inversión) que en el ROI, ya que los beneficios “suaves” (los que no se pueden definir por números) son más importantes. Esa es una elección que debes hacer.

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